De ombudsdienst

De ombudsman voor de opleidingen van het IFSW:

Tijdens de examenperiodes fungeert een examenombuds die als vertrouwenspersoon bemiddelt tussen de examinator en de student. Het examenreglement beschrijft de opdracht, aanstelling en bevoegdheid van de examenombuds.

Wat is de rol van de ombudspersoon? (art. 54-57)

• De ombudspersoon speelt een sleutelrol in het examengebeuren. Het examenreglement omschrijft omstandig zijn positie en het is duidelijk de bedoeling erover te waken dat de ombudspersoon als onafhankelijke bemiddelaar kan optreden tussen examinatoren en studenten.
• Van bij de aanvang van de organisatie van de examens wordt de ombudspersoon bij het examengebeuren betrokken. Hij bepaalt ook soeverein of en onder welke voorwaarden een student een verplaatsing van een examen (uitstel) kan krijgen. Hij registreert ook de afwezigheden als de student zich voor bepaalde examens afmeldt.
• De ombudspersoon neemt deel aan de beraadslaging, weliswaar zonder stemrecht. Wanneer er een conflict is tussen een student en een examinator, treedt hij op als bemiddelaar.
• De examenregeling vermeldt wie ombudspersoon is en waar en wanneer hij bereikbaar is.

Om welke redenen kan een examen eventueel verplaatst worden?

• Volgens het examenreglement kunnen examens enkel om zwaarwichtige redenen verplaatst worden binnen de examenperiode. Het behoort tot de bevoegdheid van de ombudspersoon om een ingeroepen reden te beoordelen en eventueel een nieuwe regeling te treffen. Een doktersbriefje geeft dus niet automatisch recht op verplaatsing. De ombudspersoon beslist soeverein of hij toelating geeft om het examen te verplaatsen naar een ander tijdstip voor de beraadslaging.
• In de praktijk geven de meeste ombudslui bij de aanvang van de examens richtlijnen over de verplaatsingsmogelijkheden. De ombudspersoon kan een verantwoordingsdocument (b.v. een doktersattest) eisen maar hij is hiertoe niet verplicht. De meeste ombudslui beoordelen de ingeroepen redenen na een gesprek met de student.
• Hierbij enkele nuttige tips voor studenten die een verplaatsing overwegen:

Een verplaatsing vraag je aan vooraleer een examen plaats vindt.

• Een verplaatsing van een examen, zelfs als je daarvoor zwaarwichtige redenen kan aanhalen, is niet per se gunstiger dan wanneer het examen op het voorziene tijdstip wordt afgelegd; je krijgt daardoor immers minder tijd voor je andere examens.
• Anderzijds heeft het geen zin een examen af te leggen in abnormaal ongunstige omstandigheden als er eventueel een andere regeling kan worden getroffen.
• Bij de beslissing om al dan niet verplaatsingen toe te staan, moet de ombudspersoon uiteraard niet alleen rekening houden met de belangen van de individuele student, maar ook met die van de examinator en met die van de medestudenten.
• Bij verplaatsingen wordt niet altijd dezelfde examenvorm gegarandeerd.
• De ombudspersoon kan een verplaatsing ook weigeren.
• Je doet er goed aan contact op te nemen met de ombudspersoon en de situatie met hem open te bespreken op basis van redelijke argumenten.
• Voor de examens van het eerste semester geldt een bijzondere regel voor wie aan een gepland examen niet kan deelnemen. De student kan aan de faculteit vragen het examen nog te mogen afleggen in de tweede examenperiode. Ook hier moet een zeer goede reden voorhanden zijn. Als de verplaatsing wordt toegestaan, wordt ook de examenvorm meegedeeld.
• Studenten met leerstoornissen die over een K.U.Leuven-attest beschikken, hebben het recht om een verplaatsing binnen de examenperiode, eventueel blok en lesvrije week, aan te vragen. De ombudspersoon mag een dergelijke vraag dus niet zonder meer naast zich neerleggen. De haalbaarheid en redelijkheid van een dergelijke vraag dient in overleg bekeken te worden.

Niet deelnemen aan een gepland examen. Is er meldplicht?

• De student die voor een examenperiode is ingeschreven maar niet wenst aan één of meerdere examens mee te doen, moet dit onmiddellijk aan de ombudspersoon meedelen die de examinatoren en andere diensten verwittigt, zoals bepaald in artikel 18. Tijdige verwittiging is een kwestie van solidariteit met de medestudenten en van respect ten opzichte van de examinatoren. Onaangekondigde afwezigheden kunnen immers een vlotte examenregeling verstoren. Een tijdige verwittiging is ook in het belang van de student zelf. Het is altijd aangewezen een belangrijke beslissing nog eens met de ombudspersoon te bespreken.
• De verwittiging kan schriftelijk of mondeling (zelfs telefonisch) gebeuren. In elk geval gebeurt dit best persoonlijk..

Welke maatregelen zijn mogelijk bij ziekte of andere ernstige problemen? (art. 18)

• Wie ziek is of met een ernstig probleem te kampen heeft, neemt best zo snel mogelijk contact op met de ombudspersoon. Misschien kan het (de) examen(s) nog verplaatst worden binnen de examenperiode. Voor de derde examenperiode kan de examenperiode open gehouden worden tot 30 september bij beslissing van de examencommissie. Deze limietdatum wordt enkel gehanteerd in zeer uitzonderlijke gevallen. Na deze datum kan geen examen meer geldig worden afgenomen.
• Wie om zwaarwichtige redenen voor één of meerdere examens moet afhaken in de eerste examenperiode, kan eventueel beroep doen op artikel 16. Dit houdt in dat een aanvraag wordt ingediend tot inhalen van het (de) examen(s) in de tweede examenperiode.